在办公室和机场休息室,我把我的想法记录在白板上

如何充分利用一天

有效地管理你的时间。你开始得越早越好。

在一个休息和锻炼都关乎效率的时代,高效做事的能力变得更加重要。

在生活和工作中,事情从来没有做完,没有足够的时间,该怎么办

有效地管理你的时间。你开始得越早越好。

他像老虎一样打基础

第一封邮件。

要记住两件事:

应申请一个特殊的公司电子邮件后缀,表明其业务严重,企业正式。

2保留所有历史电子邮件。

美国的《萨班斯法案》要求在美国上市的公司保留电子邮件至少五年,我用它来要求自己保留过去近20年的电子邮件。

通过搜索,您可以随时即时检索历史电子邮件,以提高通信效率。

第二个日历。

同事邀请你参加会议 请他通过电子邮件发送“会议邀请”,然后单击“接受”将议程添加到他的日历中。

预订航班并获得电子邮件确认 将航班、酒店、信用卡还款信息转化为时间表,放入日历中。

我的时间粒度是30分钟,我把所有占用时间的东西都放在日历上。

当同事问我,“你星期三下午有半小时的时间开会吗 ”

我立即打开我的电子邮件客户端,查看我的日历,然后回答:“2到3个就可以了。给我发个会议邀请。”

当我收到邀请时,我用红色标记我的日程。红色表示重要和紧急的事情,蓝色表示重要但不紧急的事情。

周三下午2点,提前15分钟,我的电话提醒我:“15分钟后在三楼会议室开会。”

提醒很重要。

如果安排了会议,请将提醒设置为提前15分钟。

关于晚餐,提前1小时设置;

预订航班,提前2小时预订;

朋友的生日定在上午10点。

Microsoft Office 365还允许您雇用一名助手来帮助安排旅行。

一大早,电话铃响了,一份行程表弹出:“1.5小时后,司机会在酒店接我,然后带我去客户办公室。”

这就是进度管理。这就是效率。

避免与懒惰和睦相处:协作软件

第一个自动PDCA循环全面质量管理的思想基础和方法基础,即计划协调。

然而,这有两个风险:

1.组长忘记了;

2.员工忘记了。

他们可能连这个都想不出来。

当员工收到“新任务警报”时,他或她可以将任务从“挂起”通道拖到“正在进行”通道。

“泳道”是协作软件术语,用于步骤,如游泳池中的单个泳道。

所有的任务,最终只能完成,或取消,不能忘记。

第二个是强制执行的SMART原则。

您还可以在任务模板中定义四个字段S-M-A-R,并要求每个任务符合SMART原则,否则无法创建。

第三,可视化Scrum方法迭代增量软件开发过程,通常用于敏捷软件开发。

协作软件可以用软件代替白板。用软件取代白板的最大好处是,Scrum sprint看板可以从人们调整笔记的“主动工具”变为软件提醒的“被动工具”,这将大大提高可视化程度和工作效率。

有效地休息和锻炼

工作很重要,生活很重要,休息和锻炼也很重要。

初级商务人员锻炼身体,中级商务人员锻炼技能,顶级商务人员重新开始锻炼身体。

真正的平衡不是工作和生活之间的平衡,而是工作和生活及其对立面休息之间的平衡。

以下是一些我用来帮助我在繁忙的工作和生活中有效休息的工具。

第一个白噪声软件

我过去每天睡10到12个小时,但现在我每晚睡7到8个小时。

第二眼罩+降噪耳机

我每年花很多时间出差。在飞机、高速火车和公共汽车上睡觉是咨询师必备的技能。

在旅途中,营造一个黑暗的环境是入睡的关键。

为了在公交车上快速入睡并获得高质量的睡眠,我随身携带了一个眼罩来营造一种黑暗的夜晚氛围。

这个眼罩很特别。一边写着“吃饭时打电话给我”,另一边写着,“吃饭时不要打电话”,这取决于哪一边面朝外。

跳绳三号。

更好的休息方式是锻炼。

健身有四个目的:减肥,增加柔韧性,增加肌肉质量,训练心脏和肺。

在这四个目的中,与健康最相关的是训练心肺功能。

跑步和游泳是训练心肺功能的好方法,但对我来说,时间粒度非常小,跑步和游泳的效率太低。

我做了很多研究,咨询了很多专家,但我从心肺的角度选择了最有效的锻炼方式:跳绳。

跳绳五分钟相当于慢跑半小时。

如果姿势正确,跳绳对膝盖的伤害仅为跑步的七分之一。

白板是一个看似平凡的工具,它不断创造魔力,将我们从“结构化思维、有限思维和无误思维”中解放出来,并帮助我们随时随地无休止地思考。

白板本身没有价值,赋予它思考的意义,它随时随地都有无限的价值。

移动办公工具

自2006年以来,我每年飞行100多次,每年离家近200天。

因此,在零碎的时间里使用工具移动对我来说尤为重要。

第一款带触笔的平板电脑。

第二大屏幕手机+蓝牙键盘+手机支架。

将手机放在桌子上是一种方便有效的电脑替代品。

我的手机夹不用时,就像信用卡一样,可以放在钱包里。

当你坐下时,从钱包中拿出一个手机支架,从口袋里拿出一个蓝牙键盘,瞬间创造出一个办公环境。

这种移动办公系统可以大大提高工作效率,充分利用零散的时间。

创造一个更加健康、轻松和有效的音频环境。

电子阅读器

时代越分散,阅读就越系统。

结合使用多种电子阅读器,高效获取知识。

如果阅读的目的是“有效地获取知识”,那么就把阅读纸质书当作一种爱好,把阅读电子书当作一种提高生产力的工具。

推荐使用三款电子阅读器:获得更多阅读和Kindle。

这三种阅读器各有特点,相互补充,可以组合使用。

“每天听一本书”,在公交车上,步行和等待机场,用20到30分钟分散的时间听一本书评,非常高效,奠定了我一年200-300本书阅读量的基础,大大扩展了我的知识边界。

如果我听说有一本书值得仔细阅读,我会在多读时买一本书的电子版并仔细阅读。

阅读更多的三个功能对我来说尤其重要:通过语音阅读书籍,并自动将笔记分享到朋友的时刻。

自动笔记同步功能可以自动同步我标记的每个句子和我写给EverNote的每个情感。

有一些书我读得不够,所以我会去亚马逊买。

结合这三种电子阅读器,我每年至少阅读100本书。

知识管理软件

但你如何将“一切”放入收集篮中

以下是一些有用的工具。

第一手机器扫描仪。

我经常使用微软的Office Lens软件扫描手机。

还有一款名为“扫描全能王”的应用程序也能做到这一点。

在办公室和机场休息室,我把我的想法记录在白板上。

如何将这些白板便笺放入收集篮

还值得一提的是,Evernote允许您在图像中搜索文本。

例如,在EverNote中搜索“创新”一词,就会出现一张刚刚从扫描仪同步的白板图,在我潦草的笔迹中突出显示“创新”这个词。

更令人惊讶的是,如果卡的所有者拥有linkedin帐户,它将自动从linkedin账户获取此人的最新信息,甚至可以扫描旧名片以获取新信息。

第三种是各种其他收藏家。

电子邮件:每个Evernote帐户都有相应的电子邮件地址。

微博文章:您还可以将您的微博帐户与Evernote关联。当您看到任何要添加书签的微博时,您可以在该微博下留言“@myEvernote”,该微博将自动同步到Evernote。

网络新闻:您可以在浏览器中安装“Evernote·Clipping”插件。浏览网页时,您可以看到任何有价值的文章,单击图标,您可以将页面内容剪切到EverNote中。

这些信息收集工具的目的是使篮子足够开放,使Evernote成为管理所有知识的唯一中心。

只有在完成收集之后,您才能优化处理并完成审查。

随时随地通行

任何设备都可以访问任何文件

云服务

随时随地访问文档、照片和其他一切将大大提高企业管理人员的效率。

使用搜索工具

搜索能力是互联网时代的必备技能。

生活中80%的问题都曾被回答过,只要搜索效果好,剩下的20%需要研究。

在互联网时代,搜索技能更为重要。

你如何从一个“抓手”演变成“搜索大师”,并获得80%的已知答案

首先,掌握搜索技能。

最简单的搜索技术是“-”。

例如,搜索“克林顿”,但有几页是关于“莱温斯基”的。搜索“克林顿-莱温斯基”,会出现没有莱温斯基女士的页面。

比如,搜索减肥的相关内容,每个人的配方都不同,有的叫瘦身,有的叫减肥,怎么办

搜索“减肥,减肥”,就会出现包含这三个术语之一的文章。

但这不是太多了吗 在文章的正文中提到的这些话,都是不想看到的,只是在标题中提到的,比如“减肥的25种方法”是真的想看到,怎么办

第二,使用关键字。

掌握搜索工具的技能,还不够,真正“取”的核心,就是选择正确的搜索关键词,巧妙选择修改后的关键词,不断接近答案。

君子也不例外,物质上的好与坏也是一样的

我的日子

利用工具提高效率,我们应该感受到追求效率的心态和“君子无异,善恶”的境界

以下是我如何使用这些工具使我的一天更有成效。

早上7点,闹钟响了,一天开始了。

我瞥了一眼手机里的日历——一辆车会在7:30接我去北京的9:30航班。

你有30分钟准备开门。时间够了。

我对聪明的演讲者说:“播放‘获取知识新闻’。”

然后在消息的陪同下,洗完澡,跳绳吃早饭,准备出门。

还有时间。打开Evernote,整理收集篮,将数十篇灵感文本、声音和其他材料放入“下一步行动”。收集篮完全空了,大约需要一个小时。

当我下车时,所有的工作都安排好了,一个轻松的假期。

为了在我用VIP身份换取的那30分钟里梳理出一个新想法,我拿出平板电脑,用手写笔在上面画了一个模型。

公告宣布我的航班准点。我把模型放在Evernote里,朝大门走去。

在飞机上,我戴上有源降噪耳机,飞机的轰鸣声消失了。

点燃你的Kindle,快速阅读你最近想读的四本书。这些书很有见地,但核心观点可以在一篇文章中阐述。

读完这本书后,我感到困倦,我戴上眼罩,把“吃饭时不要打电话给我”的一面拿出来,然后就睡着了。

他说:“我听说你来北京了 你今晚想聚一聚吗 ”

我说,“等等,让我看看我的时间表。”

我在手机上查看了我的日程表,然后说:“我的助手非常擅长安排我的日程。我的最后一次会议在21:30结束。我们将在21:半在××酒店聊天。”

他说,“好吧,成交。”

我打开任务板,查看新任务,然后在时间表中锁定了一些特殊任务完成时间,安排了工作,并回复了一些信息,到达了今天的活动场地。

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下车时,所有的工作都安排好了,一个轻松的假期。

到达会场后,主办方为我准备了一份快餐,我很快就吃了,进入了主会场。

今天我要和一些我非常尊敬的人讲话。

当我坐下时,我拿出手机支架,折叠蓝牙键盘,将其连接到手机上,并仔细记下笔记以保存在EverNote中。

受到几位客人的启发,我突然有了一些想法,迫不及待地记录下来并把它们放进收藏篮。

演讲结束后,我请我的咨询客户来接我吃饭。

我在路上走了一个小时,跟客户谈了项目的进展,我说,

“你读过最新的零售分析吗 这些数据和见解很有价值。”

所有信息都在手边,可以随时随地共享,这大大提高了我们的通信效率。

到了吃饭的现场,看到很多新老朋友,有一个人和我聊天,但我感到特别抱歉,不记得他的名字了,我说:“我们拍张照片吧。”

拍完照片后,手机立即显示了他的名字,并列出了我们一起拍的所有照片。

拿出你的蓝牙立体声,挂上你的手机,在沙发上放松,然后开始在房间里说话,每个人的声音都很清晰,就像其他人在房间里一样。

轮到我发言时,我跳了几分钟。

21点15分,我的手机提醒我15分钟后去见我的老朋友。

他出现了,我们回忆起我们在微软的成长岁月,时而哭泣,时而大笑。

22点30分,我已经在酒店睡觉了。

一切都已清理完毕,我感到轻松。

23:00,我的手机自动进入“请勿打扰”状态,整个世界都很安静。

我用蓝牙立体声播放了15分钟的雨声,然后甜甜地睡着了。

在充实但不焦虑的一天结束时,我并不忙,只是没有足够的时间。


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